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Kommentar

Das neue Nachweisgesetz: Auf die bAV rollt eine Bürokratiewelle zu

11.7.2022 – In der betrieblichen Altersversorgung setzen sich Onlineberatung und die digitale Umsetzung immer mehr durch. Doch können sich Unternehmen nun gezwungen sehen, das Digitalisierungsrad zurückdrehen zu müssen. Grund sind die neuen bußgeldbewehrten Vorgaben zum schriftlichen Nachweis arbeitsrechtlicher Vertragsbedingungen. Mit digitalem Aufbruch und modernem Arbeitsrecht hat dies nicht viel zu tun, kritisiert Dr. Sabine König, Juristin und Leiterin Recht des bAV-Spezialisten BVUK, in ihrem Gastbeitrag.

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Der deutsche Gesetzgeber ist verpflichtet, bis zum 1. August 2022 die EU-Richtlinie 2019/1152 (kurz: Arbeitsbedingungen-Richtlinie) umzusetzen.

Sabine König (Bild: privat)
Sabine König (Bild: privat)

Vor diesem Hintergrund hat der Deutsche Bundestag am 23. Juni in zweiter und dritter Lesung den Gesetzentwurf (20/1636) verabschiedet. Dieser geht ohne ersichtlichen Grund an vielen Stellen über die Mindestvorgaben der Richtlinie deutlich hinaus und sieht unter anderem nachhaltige Änderungen für das Nachweisgesetz vor.

Dies wird am Ende eine Digitalisierung von Beratungs- und Verwaltungsprozessen im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung (bAV) extrem erschweren, teilweise unmöglich machen.

Zukünftig Bußgelder bis zu 2.000 Euro möglich

Massive Auswirkungen auf die bAV hat vor allem der viel beanstandete, aber unverändert gebliebene § 2 Absatz 1 Satz 5 NachwG. Dieser schließt schon seit Einführung des Gesetzes im Jahr 1995 den Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in elektronischer Form aus und verlangt stattdessen zwingend die Schriftform gemäß § 126 BGB.

Neu ist jedoch, dass ein Verstoß gegen die Bestimmungen des Nachweisgesetzes, also auch gegen das Schriftformerfordernis, zukünftig als Ordnungswidrigkeit gilt und mit Bußgeldern von bis zu 2.000 Euro geahndet werden kann.

Viele Unternehmen müssen Digitalisierungsrad zurückdrehen

Was genau bedeutet Schriftform gemäß § 126 BGB? Nichts anderes als handschriftliche Unterschriften im Original auf Papier; kein Fax, keine Mail, keine Dateien, keine digitalen Signaturen et cetera.

Zwar wurde später § 126a BGB in Verbindung mit § 126 Absatz 3 BGB eingeführt, zudem gibt es in Artikel 3 der Richtlinie die Möglichkeit der elektronischen Form des Nachweises. Dennoch hält der Gesetzgeber an dem Relikt der Schriftform fest und verschärft es mit einer satten Bußgeldbewehrung.

Waren bis dato die Folgen von Verletzungen überschaubar – es drohten maximal Nachteile in Bezug auf die Beweislast oder in seltenen Fällen Schadensersatzansprüche – sind nun die durch die Verknüpfung mit Bußgeldern drohenden Folgen eklatant.

Viele Unternehmen, die bislang digitale Prozesse „auf Kosten“ des Schriftform-Erfordernisses eingeführt haben, müssen nunmehr ihre Entscheidungen neu überdenken und das Digitalisierungsrad zurückdrehen. Drucker, Kuvertier- und Frankiermaschinen werden eine plötzliche ungeahnte Renaissance erfahren.

Schriftform: Arbeitsvertrag als solchen vor Augen

Bei der Aufrechterhaltung der Schriftform hat man ganz offenbar nur den Arbeitsvertrag als solchen vor Augen. Dabei wird fälschlicherweise davon ausgegangen, dass dieser ohnehin nur in Papierform und unterschrieben überlassen wird.

Nicht gesehen werden jedoch die schon lange in vielen großen Unternehmen vollzogenen „papierlosen Büros“ und sonstige arbeitsrechtliche Dokumente neben dem Arbeitsvertrag. Darunter fallen zum Beispiel in Entgeltumwandlungs-Vereinbarungen enthaltene Versorgungszusagen und deren möglicherweise späteren Änderungen, bei denen eben gerade nicht immer zwingend eine (handschriftliche) Unterschrift des Arbeitgebers geleistet wird.

Diese eingeschränkte Sichtweise wurde auch in der am 20. Juni 2022 stattgefundenen öffentlichen Anhörung im Bundestag, an der die Verfasserin teilgenommen hat, noch einmal sehr deutlich.

Zunehmende Online-Abwicklung der betrieblichen Versorgung

Gerade im kollektiven Beratungsgeschäft kam es, insbesondere bedingt durch die Corona-Pandemie, in den letzten Jahren zu einer vermehrten Onlineberatung. Damit verbunden war die Zusendung oder direkte digitale Unterfertigung von Dokumenten (Entgeltumwandlungs-Vereinbarung, Beratungsprotokolle et cetera) auf elektronischem Wege.

Für die Wirksamkeit von Vereinbarungen im Rahmen der bAV bedarf es zudem keiner Schriftform. Daher sind zum Beispiel digitale Signaturen, Unterschriften und/oder listenmäßige Anmeldungen der zu versichernden Personen bei den Versicherungs-Unternehmen oder eine sofortige digitale Policierungen völlig ausreichend, um wirksam und für alle transparent eine betriebliche Versorgung zu errichten.

Änderungen wie beispielsweise Beitragsfreistellungen, -reduzierungen oder Erhöhungen erfolgen oft nur durch einen unterschriebenen Antrag des Arbeitnehmers ohne Gegenzeichnung des Arbeitgebers. Oder aber der Arbeitgeber meldet Änderungen wie eine Beitragsfreistellung bei Krankheit, Elternzeit et cetera lediglich dem Versicherer.

Ganz zu schweigen von Einrichtungen oder Veränderungen von Arbeitgeberleistungen. Die würden dann plötzlich bisher nicht bekannte Administrationsschritte erfordern.

Wesentliche Änderungen der Vertragsbedingungen nun schriftlich

Dieses Vorgehen ist zukünftig für Arbeitgeber riskant, wenn man nicht regelmäßig Bußgelder zahlen will. Gemäß § 3 NachwG müssen nämlich auch alle wesentlichen Änderungen der Vertragsbedingungen schriftlich mitgeteilt werden. Auch eine Niederlegung der Änderungen per aktualisierter Direktversicherungs-Police oder Ähnliches würde genau genommen nicht reichen, da der Arbeitgeber diese nicht unterschreibt.

Wo bislang elektronische Dokumente/ Informationen ausgereicht haben, bringt der Gesetzgeber zudem noch eine neue Pflicht zum schriftlichen Nachweis. So müssen Arbeitgeber bei Zusagen über externe Versorgungsträger zukünftig deren Namen und Anschrift schriftlich mitteilen, sofern der Versorgungsträger nicht bereits hierzu verpflichtet ist (vergleiche § 2 Absatz 1 Satz 2 Nummer 13 NachwG).

Das bedeutet also, dass bei Unterstützungskassen-Zusagen Arbeitgeber zukünftig diese Informationen schriftlich innerhalb der vorgegebenen Fristen auszuhändigen haben. Elektronisch durch externe Dienstleister oder die Unterstützungskasse selbst übermittelte Versorgungs-Bestätigungen genügen dann diesen Anforderungen nicht mehr.

Ausnahmen für Entgeltumwandlungs-Vereinbarungen?

Zu beobachten bleibt jedoch, ob es im Bereich Entgeltumwandlung Ausnahmen geben wird. In der oben erwähnten Anhörung vom 20. Juni hatte Beate Müller-Gemmeke von Bündnis 90/Die Grünen angemerkt: „Wenn ich richtig informiert bin, fällt die Entgeltumwandlung nicht unter dieses Gesetz. Das ist, glaube ich, klar“ (Protokoll-Nr. 20/18). Wobei mit „dieses Gesetz“ das Nachweisgesetz gemeint war.

Beate Müller-Gemmecke teilte weiterhin mit: „Wenn das scheinbar doch noch nicht angekommen ist, muss das irgendwie vom Ministerium noch mal klargestellt werden, so dass diese Befürchtungen entfallen.“ In der Tat war diese Aussage sehr überraschend. Auf Nachfrage der Autorin bei der Grünen-Politikerin erklärte diese, dass dies aus einem Info-Schreiben des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) „Zum Umfang der Informationspflichten“ hervorgehe.

Das Info-Schreiben liegt dem Verband vor und wird im Detail auszuwerten sein. Es ist schade, dass es diesbezüglich keine Klarstellung im Gesetz oder jedenfalls in der Gesetzesbegründung gegeben hat.

Vermutlich werden aber selbst durch eine Ausnahme der Entgeltumwandlungs-Vereinbarung als solcher nicht sämtliche Probleme in Zusammenhang mit der Schriftform entfallen. Denn Arbeitgeberzuschüsse und sonstige Arbeitgeberleistungen werden sicherlich nach wie vor als „andere Bestandteile des Arbeitsentgelts“ gemäß § 2 Absatz 1 Satz 2 Nummer 7 NachwG n.F. zu verstehen und damit schriftlich nachzuweisen sein.

bAV-Branche muss sich mit Bürokratiemonster befassen

Zusammenfassend kann man festhalten, dass es jedenfalls einer stärkeren Differenzierung dahingehend bedurft hätte, welche Regelungen in welchen Bereichen, Branchen und welchen Dokumenten tatsächlich notwendig sind. Es fehlt zudem eine eingehende Auseinandersetzung mit der Möglichkeit digitaler Signaturen oder der Frage, ob eine Bußgeldbewehrung die richtige Konsequenz für Verstöße ist.

Letztlich wird mit vorliegendem Gesetz den Versprechungen des Koalitionsvertrags „mehr Fortschritt und einen digitalen Aufbruch zu wagen“, ein „modernes Arbeitsrecht“ einzuführen sowie zu „entbürokratisieren“ eine deutliche Absage erteilt. Offen ist nun vielfach die Frage, wie in der Praxis mit dieser neuen Realität umgegangen werden kann.

Es bleibt noch zu hoffen, dass sich der Gesetzgeber aufgrund der zu erwartenden Eingaben verschiedener Verbände doch noch besinnt und das Gesetz entsprechend nachbessert, um die am 1. August dieses Jahres auf die Arbeitgeber und die bAV-Branche zurollende Bürokratiewelle wieder einzufangen.

Dr. Sabine König

Die Autorin ist Syndikusrechtsanwältin und als Leiterin Recht bei der auf betriebliche Altersversorgung spezialisierten BVUK. GmbH beschäftigt sowie Mitglied des Vorstands im BVUK. Verband e.V.

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