So klappt es mit dem Delegieren, Aufgaben verteilen und Mitarbeitern vertrauen
13.12.2024 – Viele Unternehmer kümmern sich um anfallende Aufgaben im Betrieb, haben aber keine Zeit für strategische Belange. Das liegt oft nicht an einer zu dünnen Personaldecke, sondern daran, dass der Chef seinen Mitarbeitern nicht vertraut oder alles selbst entscheiden möchte. Besser für das Betriebsklima und den geschäftlichen Erfolg wäre es, wenn Unternehmer loszulassen lernen und sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.
„Bin ich denn nur von Idioten umgeben?“ So schallte es einmal aus dem Zimmer eines Chefs. Er war heillos überfordert, weil er alles wissen und entscheiden wollte. Seine Mitarbeiter waren frustriert, weil sie auf „Sprechzeiten“ warten mussten und mit ihrer Arbeit nicht vorankamen.
Lernen, die Kontrolle loszulassen
Delegieren, Aufgaben verteilen und Mitarbeitern vertrauen. Das klingt so einfach. Aber die Kontrolle loszulassen, ist nicht so einfach. Zumal als Versicherungsvermittler, der sein Geschäft zunächst allein aufgebaut hat und von der Pike auf kennt. Es ist praktisch sein Kind.
Der Unternehmensberater Stefan Merath unterscheidet zwischen dem Unternehmer, der am Unternehmen arbeitet, sich Strategien überlegt, wie sich der Betrieb entwickeln könnte, und dem Manager, der im Unternehmen arbeitet und anfallende Aufgaben erledigt.
Was sind die Aufgaben des Chefs?
Als Chef eines eher kleinen Maklerbüros wird man in beide Rollen schlüpfen müssen. Die Frage ist nur, in welchem Umfang man das machen möchte. Ob man sich lieber um die vielen kleinen Details des Alltags kümmert oder über Zeit verfügen möchte, das Unternehmen zu lenken.
Klären Sie deshalb mit sich selbst, was wirklich Ihre Aufgaben sind, und geben Sie Bereiche oder bestimmte Tätigkeiten an Ihre Mitarbeiter ab. Wie kann das gehen?
Neue Mitarbeiter sich entwickeln lassen
Es gibt neue Mitarbeiter im Büro oder Azubis. Es sind hoffnungsweckende Mitarbeiter, sonst wären sie nicht Angestellte des Unternehmens. Allerdings fehlen ihnen noch Fähigkeiten, oder die Vorgehensweisen im Betrieb sind noch nicht bekannt und eingespielt. Als Chef muss man für die Neuen die Aufgaben durchdenken, in kleine Schritte teilen und sie begleiten.
Aus ihnen werden einmal Mitarbeiter, denen man als Chef sagen kann, dass sie sich ein Thema anschauen und verschiedene Herangehensweisen erarbeiten sollen. Dann kann man gemeinsam entscheidet, wie danach vorzugehen ist.
Vertrauen in die Mitarbeiter gewinnen
Gewinnt der Chef Vertrauen in diese Mitarbeiter, dann kann er sagen: „Triff Du die Entscheidung, was zu tun ist.“ Bevor es in die Umsetzung geht, spielt der Vorgesetzte noch den Advocatus diaboli und fragt, warum der Mitarbeiter diese Entscheidung getroffen hat, welche Argumente und Erwartungen er damit verbindet und warum andere Wege aus seiner Sicht schlechter sind.
Ist das zunehmend überzeugend, dann hat der Chef es mit einem Mitarbeiter zu tun, dem er Entscheidung und Umsetzung überlassen kann. Er muss dann lediglich hören, wie es gelaufen ist.
Und wenn das funktioniert, kann man dem Mitarbeiter blind vertrauen – beinahe. Als Chef sollte man immer im Kontakt bleiben und über die wichtigen Entscheidungen Bescheid wissen, aber sich nicht um Details kümmern. Wichtig ist im Versicherungsgeschäft: Der Kunde ist zufrieden und die Vorgaben wurden beachtet.
Jeder Mensch besitzt andere Qualitäten
Das ist vielleicht das entscheidende Lernfeld für Chefs, die Aufgaben loslassen wollen: Mitarbeiter finden andere Wege, um zum gleichen Ziel zu kommen. Und vielleicht erreichen sie nicht genau das Ziel, das der Chef erreicht hätte.
Jeder Mensch besitzt andere Qualitäten – auch im Umgang mit Kunden. Deshalb erreichen Mitarbeiter andere Ziele, die den gleichen Wert für das Unternehmen haben. Und nochmals: Ziele, die den Kunden zufriedenstellen.
